Como a gestão por processos pode ajudar sua empresa

Gerir uma empresa, independentemente do tamanho, não é um processo simples. Obviamente quanto maior a empresa, maior o desafio. Uma gestão profissional é fundamental para a prosperidade de um negócio, não podendo ser encarada como um acessório.

Existem vários modelos e formas de gestão empresarial, cada qual com seu benefício e dificuldades. Neste artigo, vamos abordar o método de gestão por processos. Você o conhece e sabe o que ele pode fazer pelo seu negócio?

Aproveite a leitura para se inteirar, conhecer o método e, quem sabe, adotá-lo no seu negócio.

Integrando Ilhas para formar continentes

Ainda que não estejam bem definidos, os setores da empresa — comercial, financeiro, recursos humanos, marketing e outros — estão presentes em todas elas. O mercado, seja por falta de amadurecimento ou por questão cultural, tem uma mentalidade de silo, isto é, cada departamento existente não se comunica um com o outro, deixando de haver um fluxo de informação entre os departamentos pois eles não se relacionam nem compartilham sucesso ou conhecimento. Assim, fica muito difícil enxergar a empresa como um todo e ter resultados que façam jus ao seu potencial.

O modelo de gestão por processos age exatamente para eliminar essa fraqueza, propondo uma sistematização das atividades por meio da integração de departamentos. O resultado é a criação de uma unidade dentro do processo de trabalho, com bastante comunicação, eficiência e ganhos de diversas formas.

Entenda a seguir um pouco mais sobre esse método.

O que é gestão por processos?

[blockquote author=”” link=”” target=”_blank”]A gestão de processos é um método de gestão empresarial com uma visão sistêmica que integra as partes ao todo e leva em consideração a relação entre elas.[/blockquote]

Imagine o corpo humano. O pulmão existe e funciona separadamente do coração, porém caso um dos dois falte, o corpo perecerá. Nesta analogia, sua empresa é o corpo, e os departamentos são os órgãos. É necessária uma total sinergia entre os departamentos para a empresa prosperar.  isso que a gestão de processos propões. Sinergia.

Como aplicar a metodologia dentro de uma empresa?

Por mexer com alguns dogmas de mercado e visões de gestores muitas vezes engessadas, é comum reinar a mentalidade de silo. Então é necessário ter um pouco de paciência e implementar essas melhorias pelo seu setor. Afinal, esta é uma mudança que terá que partir da alta gerência.

Qual a importância dentro da empresa?

Através de uma gestão eficiente a empresa ganha agilidade, produtividade, eficiência além de conseguir reduzir custos.

Ganho de agilidade

Quando um processo está mapeado e você consegue enxergar todos os gargalos, fica mais fácil para contorná-los e até os eliminar. Assim o fluxo segue de forma contínua, sem interrupções.

Ganho de produtividade

Quando os gargalos são eliminados, os índices de produtividade tendem a aumentar, tendo mantido constante todos os outros fatores.

Ganho de eficiência

Deste modo a empresa consegue fazer mais por menos, e isso pode impactar bastante a cultura organizacional. Assim, ela pode oferecer melhores salários e reduzir a jornada de trabalho (de acordo com a lei). Existem estudos que mostram que jornadas mais reduzidas implicam em índices maiores de produtividade!

Redução de custos

Se você consegue identificar onde o recurso está sendo gasto, é mais provável que identifique também onde está o desperdício. Isso se aplica tanto para o recurso material   quanto para o humano.

Integração maior entre os setores

Como tudo está mapeado, ao longo da cadeia produtiva, todos conhecem o seu papel e os processos. Isso garante maior rapidez na execução e maior qualidade do serviço ou produto.

Elimina falhas de comunicação

Quando conseguimos implementar uma gestão por processos, eliminamos as falhas de comunicação que podem implicar numa percepção ruim ante o cliente ou ocasionar defeitos e vícios durante o processo produtivo. Diminui também o retrabalho.

Quais as fases da gestão por processos?

Agora que já conhecemos as vantagens da gestão por processos, veremos como implantar esse modelo.

Mesmo que a alta direção esteja de olhos fechados para a mudança, você pode aplicar o modelo no seu departamento. Quem sabe isso não abra o olho de seus superiores. Afinal que gestor não quer sua empresa funcionando como um relógio suíço?

Veja abaixo as cinco fases fundamentais da aplicação do método de gestão por processos.

  1. Mapeamento

Já foi citado acima esse tal do mapeamento. Mas afinal o que é isso?

Mapear é identificar todas as atividades relacionadas a esse processo. Só a partir desse mapeamento é possível saber quais as melhorias que podem ser implementadas.

Para fazer um mapeamento, conduza uma entrevista com os funcionários de cada setor e responsáveis por cada atividade. Mas é possível ir além. Observe as atividades dos funcionários e anote tudo o que eles fazem e o tempo que demoram a fazer. Ao final desse processo você terá uma forma detalhada de como sua empresa, em todos os setores, funciona na prática.

  1. Modelagem

Agora que conhece todos os processos e atividades, é chegada a hora de desenhar esses processos. Sim, isso mesmo, desenhar. O resultado de um mapeamento cartográfico é um mapa, então, de modo análogo, o resultado de seu mapeamento será um mapa também. Porém é um mapa empresarial.

Faça fluxogramas para entender como o processo flui. Junto a cada atividade, coloque o seu autor e o tempo que demora para finalizar.

  1. Melhoria

Caso identifique um gargalo, pense numa melhor maneira para realizar essa atividade, ou se de fato ela é importante para o processo como um todo.

É nesta fase que está o pulo do gato em relação a quem não pratica gestão por processos. Ao identificar seus pontos fracos, consegue eliminá-los e assim estar um passo à frente de seu concorrente.

  1. Implantação

De nada adianta fazer tudo isso sem haver um treinamento para que cada  funcionário dentro de sua empresa saiba o que fazer. Além disso, é importante deixar tudo documentado. Deste modo, cada funcionário novo saberá o que fazer e será mais fácil sua integração aos valores e cultura da empresa.

É nesta fase que muitos treinamentos ocorrem, justamente para melhorar os processos.

  1. Monitoramento

Tudo está tudo mapeado, modelado, otimizado e todos sabem o que fazer. Então a empresa agora vai ter resultados como nunca, mas é fundamental que haja uma certificação de que os processos continuam fluidos, não haja engessamento em nenhum setor e que os setores continuem integrados, sem falha de comunicação e comprometidos com o objetivo comum.

Além do mais, na teoria alguma mudança pode parecer genial, mas, na prática se demonstrar ruim. Assim, com o monitoramento constante, podemos já adaptar o processo sem que seja necessário voltar à estaca zero.

A gestão por processos é uma excelente maneira de aumentar não só o faturamento de sua empresa, como aumentar seu resultado financeiro.

Além do ganho financeiro, a cultura empresarial sairá beneficiada, o seu serviço ou produto final têm um ganho perceptível de qualidade e seu cliente sai mais satisfeito.

Continue acompanhando nosso blog, sempre teremos conteúdo como este para auxiliá-lo a melhorar sua empresa.

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